Vad är viktigast?
– En genomarbetad bilpolicy är grunden för en bra bilekonomi. Men det är lika viktigt att noga följa upp de löpande kostnaderna, säger, Jakob Savedson, Key Account Manager Fleet Services hos Ziklo som är störst i Sverige på fleethantering.
Totalkostnad nyckeln till allt
För bara några år sedan baserades en bilpolicy på basbelopp, och inte mycket mer. Verkligheten idag är en helt annan och i branschen pratar man mycket om TCO – Total Cost of Ownership. I en TCO-kalkyl räknar man in bilarnas alla kostnader; från finansiering och restvärde till vinterdäck och skatt.
– Vi rekommenderar alla våra kunder att jobba med TCO-kalkylen. Det är bara den som ger en sann bild över vad bilarna kostar företaget. Med en TCO-kalkyl blir det också enklare att jämföra kostnaderna för olika bilmodeller. En elbil med sitt ofta högre inköpspris kan ändå ha en lägre totalkostnad tack vare lägre skatt och bättre restvärde, säger Martin Bergquist som också är Key Account Manager för Fleet Services hos Ziklo.
Med en TCO-kalkyl blir det enklare att jämföra kostnaderna för olika bilmodeller. Det är bara den som ger en sann bild över vad bilarna kostar företaget.Martin Bergquist, Key Account Manager
Snabba förändringar
De senaste åren har bjudit på riktigt snabba förändringar för tjänstebilar. Nya regler, kostnadsökningar och samtidigt en pågående elektrifiering av bilutbudet innebär ständigt nya spelregler.
– Bilpolicyn kan inte vara skriven i sten, utan måste uppdateras löpande. De senaste åren har vi sett ett antal förändringar i regler och skatter som direkt påverkat förutsättningarna, och det gör att vad som ses som tänkbara bilval kan ändras från en dag till en annan, säger Jakob.
Gör uppföljningar
Oavsett hur bra policyn är uträknad och formulerad så är den ändå bara en kalkyl.
– Kontinuerlig uppföljning av företagets bilar är viktigt för att inte drabbas av överraskningar. Detta kan leda till stor administration och här kommer vi på Ziklo in i bilden. Våra kunder har tillgång till online-verktyget Fleet Manager. Här kan administratören se samtliga kostnader, enskilda fakturor, förmånsvärden, löneavdrag med mera. Det gör det enkelt att generera rapporter och att snabbt se avvikelser, säger Martin.
Ökat löneavdrag
Den anställde betalar alltid skatt på bilens förmånsvärde och denna skatt läggs ovanpå lönen. De flesta arbetsgivare gör också ett löneavdrag för den som har en tjänstebil.
– En tydlig trend nu är att balansen skiftar något så att löneavdraget blir större än tidigare. Det är ett sätt för arbetsgivaren att balansera kostnaden med den anställde, säger Martin.
Tydliga regler
En viktig sak att vara tydlig med i tjänstebilspolicy är vad som gäller för den anställde som använde företagets bilar.
– Precis som vi sagt tidigare så sker det många och snabba förändringar just nu. Därför är det viktigt att bilpolicyn specificerar vad som ska betalas av arbetsgivaren respektive den anställde, hur får bilen användas, hur ska den skötas med mera. Med rätt upplägg så är tjänstebil fortfarande det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet för båda parter. Det ger också arbetsgivaren möjlighet att garantera en bekväm och säker arbetsmiljö för den anställde, avslutar Jakob.
Checklista för bilpolicyn:
- Utgå alltid från en TCO-kalkyl.
- Sätt upp tydliga regler för den som ska ha företagsbil.
- Följ upp samtliga kostnader.
- Skaffa en professionell partner.