Vår uppförandekod tydliggör vikten av ett ansvarsfullt och professionellt agerande och förhållningssätt, genom att den ger vägledning och fungerar som ett ramverk för bankens alla medarbetare för hur man förväntas uppträda och agera i det dagliga arbetet. Den starkaste ledstjärnan är dock varje medarbetares sunda förnuft och den inre kompass som hjälper oss att skilja mellan vad som är rätt och fel. Eget ansvar är ett honnörsbegrepp i Ziklo Bank. Uppförandekoden gäller för alla som representerar Ziklo Bank, inklusive konsulter och självständiga entreprenörer.
Vi håller hårt på banksekretessen
All information om våra kunder är konfidentiell. Det gäller information om att det finns eller har funnits en relation mellan oss och en kund, eller att någon diskuterat med oss om att eventuellt bli kund. Också uppgifter om namn, adress, konton, tjänster och produkter som kunden använder, familjeförhållanden etc. är konfidentiella. Vi sprider naturligtvis inte konfidentiell kundinformation eller diskuterar sådan information med någon – inte heller med kollegor – som inte är behörig att ta del av den eller har behov av att känna till informationen för att utföra sitt arbete i banken. Vi diskuterar inte heller känsliga ärenden eller talar om konfidentiell information utanför Ziklo Bank.
Vi känner våra kunder och förhindrar penningtvätt och finansiering av terrorism
Vi behöver alltid känna till våra kunders identitet. När det gäller juridiska personer innefattar det att vi ska veta vem som är verklig huvudman och vem som har mandat att fatta beslut. Vi inleder bara en affärsförbindelse om vi förstår kundens verksamhet, och verksamheten är legitim. Vi följer kontinuerligt pågående affärsförbindelser genom att vi kontrollerar och dokumenterar att de transaktioner som utförs stämmer överens med den kunskap vi har om respektive kund. Dessutom bevakar vi officiella register över individer och organisationer som kan ha en koppling till penningtvätt och terroristaktiviteter. Skulle vi upptäcka misstänkta aktiviteter rapporteras dessa skyndsamt till relevanta myndigheter.
Vi identifierar och hanterar intressekonflikter
Vi medarbetare är lojala mot vår arbetsgivare och våra kunder. I vår yrkesroll prioriterar vi arbetsgivarens och kundernas intressen. En intressekonflikt uppstår när affärsmässiga eller personliga förhållanden påverkar den professionella bedömningen och förmågan att agera i kundernas och Ziklo Banks bästa intresse. Vid varje affärsbeslut eller vid rådgivning till en kund, ska kundens och Ziklo Banks intresse sättas främst. Ingen kund ska missgynnas framför en annan kund. Vi ska vara uppmärksamma på, och identifiera och hantera intressekonflikter så att personliga eller yrkesmässiga förhållanden inte påverkar bankens eller kundens intressen. En medarbetare som identifierar en potentiell intressekonflikt ska rådgöra med sin närmaste chef eller regelefterlevnadsfunktionen för att nödvändiga åtgärder ska kunna vidtas. En jävssituation uppkommer när en beslutsfattare antas vara partisk i en situation och riskerar att brista i sin objektivitet vilket kan resultera i en intressekonflikt. Den bristande objektiviteten kan exempelvis ha sin utgångspunkt i intresse, släktskap eller ställföreträdarskap beroende på den enskilda situationen. Om jäv uppstår i en situation där du som medarbetare är tänkt beslutsfattare ska du alltid avstå från att fatta beslutet.
Vi följer reglerna för gåvor, representation och mutor
Ziklo Bank använder sig inte av och tolererar inte olagliga eller omoraliska affärsmetoder såsom mutor. Med en muta avses betalning eller annan förmån som är avsedd att, eller rimligen kan förväntas, påverka hur en person utför sitt uppdrag. Banken ska leva upp till regler och koder som rör mutor, gåvor och representation och vi tar reservationslöst avstånd från all form av korruption. Det är inte tillåtet att ta emot gåvor eller låta sig bjudas på någonting. Det är inte heller tillåtet att be eller tillåta att en samarbetspartner gör detta. Det kan vara svårt att avgöra om en förmån i form av en gåva eller ett erbjudande om att delta i ett evenemang kan klassas som muta eller är ett acceptabelt inslag i en affärsrelation. Om du som medarbetare känner dig osäker ska du därför informera din närmaste chef innan du tar emot en gåva eller deltar i en aktivitet som du känner osäkerhet kring hur det kan uppfattas. Vidare ska du se till att förmåner som du lämnar och tar emot endast har ett ringa värde, och helt undvika förmåner som skulle kunna påverka givarens eller mottagarens beteende i tjänsten. En stark indikator på om en gåva eller en förmån skulle kunna ha ett otillbörligt syfte är att den inte ges på ett öppet sätt. Myndighetsföreträdare får vid myndighetsutövning inte erbjudas någon form av gåva eller förmån, inte ens en enkel lunchsmörgås. Samma regel gäller avseende gåvor eller förmåner till personer som är engagerade i upphandling till offentligt finansierad verksamhet.
Vi respekterar regler för sund konkurrens
Vi följer alla regler som gäller för sund konkurrens och så kallade konkurrensbegränsande åtgärder. Reglerna är komplexa men utformade för att värna om sund konkurrens mellan företag. Banken undviker situationer som kan leda till olagligt konkurrensbegränsande beteende, exempelvis,
- Förslag från konkurrenter om att dela prisinformation eller annan konkurrens- eller marknadsföringsinformation eller att dela upp marknader eller kunder.
- Diskussioner om konkurrensmässigt känsliga ämnen, som priser, prissättningsmetoder, kostnader och marknadsföringsstrategier.
Vi hanterar klagomål snabbt och effektivt
Klagomål från en kund är värdefull information som kan ligga till grund för vårt förbättringsarbete. Därför ska klagomål hanteras skyndsamt, med ett positivt bemötande, där vi tydligt visar att vi lyssnar på och tar till oss kritik. Vi rättar till det som blivit fel direkt i den mån det är möjligt.
Vi tolererar aldrig diskriminering eller trakasserier
Vi ska vara en professionell och välkomnande arbetsplats som präglas av respekt, integritet och tolerans; allt för att uppnå en god arbetsmiljö. Vi accepterar inte någon form av diskriminering på grund av kön, ras, hudfärg, språk, nationalitet, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, trosuppfattning, politisk eller annan åskådning, tillhörighet till nationell minoritet, förmögenhet, börd, funktionsvariation, ålder, kön, könsidentitet eller sexuell läggning. Alla medarbetare ska behandlas med likvärdig respekt. Vi tillämpar även nolltolerans mot sexuella trakasserier.
Vår arbetsmiljö är viktig
Vi strävar efter att skapa en inspirerande arbetsmiljö som uppmuntrar engagemang, samarbete och ansvarstagande. Våra arbetsplatser är rena, hälsosamma och säkra. Vi tolererar inte användande av droger på arbetsplatsen, och vi stödjer och uppmuntrar anställda med alkohol- eller drogproblem att söka hjälp. Vi främjar ett arbetsklimat där anställda inte tvekar att påpeka och anmäla avvikelser från lagar, externa och interna regler eller förekomst av oetiskt beteende.
Vi hanterar oegentligheter
Banken ska präglas av öppenhet, transparens och etiskt agerande. En grundläggande och självklar regel är att banken ska utöva sin verksamhet på ett ansvarsfullt sätt med beaktande av de lagar och föreskrifter som reglerar verksamheten samt de interna regler som banken har fastställt. I banken tolereras inga former av oegentligheter i verksamheten. En person som rapporterar om oegentligheter inom banken ska känna sig trygg i förvissningen om att banken också vill att problem ska lyftas fram och lösas. Banken tillämpar därför ett system för hantering av så kallad visselblåsning. Visselblåsning innebär att man kan rapportera om oegentligheter till bankens visselblåsarfunktion med möjlighet att vara helt anonym. Alla meddelanden i visselblåsarsystemet behandlas strikt konfidentiellt. Mer information om visselblåsarsystemet och hur du går tillväga för att rapportera om oegentligheter inom banken, hittar du här.
Utöver rapportering via bankens visselblåsarsystem, kan en anmälan om oegentligheter istället göras till så kallade externa rapporteringskanaler. Listan över vilka myndigheter som kan ta emot anmälningar samt inom vilka ämnesområden, finns specificerade i bilagan till förordning om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (SFS 2021:949). Du hittar förteckningen i bilagan här. Anmälan till myndighet skall ske via den aktuella myndighetens rapporteringskanal och du hittar närmare instruktioner om hur du kan gå tillväga på respektive myndighets webbplats.
Hållbarhet
Vi anser att hållbarhet är en viktig strategisk fråga och vår absoluta ambition är att vår verksamhet ska bedrivas så att den är långsiktigt hållbar, såväl ur ett miljömässigt, samhällsekonomiskt som socialt perspektiv. Verksamheten ska genomsyras av god intern styrning och kontroll. Vårt hållbarhetsarbete ingår som en integrerad del i all vår verksamhet och alla medarbetare har således en skyldighet att följa våra rutiner och riktlinjer.
I vårt hållbarhetsarbete har vi valt att utgå från de områden där vi anser att vi har störst möjlighet att minska vår negativa påverkan och skapa värde. Vi har ett stort ansvar för vår miljö och försöker därför minska vår miljö- och klimatpåverkan på olika sätt. Energi, råvaror och andra resurser ska användas effektivt och med respekt för miljön. Miljöhänsyn ska genomsyra samtliga beslut i hela organisationen och det är varje enskild medarbetares ansvar att följa våra rutiner och riktlinjer.