Dataskyddspolicy för externa affärsrelationer – information till kontaktpersoner, företrädare och ombud hos leverantörer, samarbetspartners och andra externa parter.
Inledning
Denna dataskyddspolicy gäller för dig som är anställd, företrädare, ombud eller på annat sätt agerar för en leverantör, konsult, samarbetspartner eller annan extern part ("den Externa Parten") till Ziklo Bank (“Banken”, “vi”), och vars namn, kontaktuppgifter eller andra personuppgifter förekommer i samband med den Externa Partens fakturering, övrig kommunikation med Banken, deltagande i digitala möten (t.ex. Microsoft Teams-möten) som Banken arrangerar eller deltar i, eller i övrigt behandlas av Banken i samband med att en potentiell affärsrelation utvärderas eller förbereds. Policyn gäller för externa kontaktpersoner och inte för Bankens kunder eller representanter för Bankens kunder – information om hur vi behandlar kunders personuppgifter finns i Bankens separata dataskyddspolicy för kunder som är tillgänglig på Bankens hemsida.
1. Personuppgiftsansvarig
Ziklo Bank är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna policy. Kontaktuppgifter till oss och till vårt dataskyddsombud finns i avsnitt 8.
2. Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar kontaktuppgifter (namn och adress) samt annan information som förekommer på eller i anslutning till fakturor och övrig kommunikation från den Externa Parten, till exempel uppgift om befattning, telefonnummer eller e-postadress där sådan uppgift förekommer i sammanhanget. Vi kan även komma att behandla namn, e-postadress, bild (profilbild) och eventuella inspelningar eller transkriberingar i samband med digitala möten (t.ex. Microsoft Teams-möten) som Banken arrangerar eller deltar i. Därutöver kan vi behandla namn och kontaktuppgifter till personer som företräder en potentiell avtalspart eller samarbetspartner, i syfte att utvärdera och förbereda en affärsrelation.
3. Ändamål med behandlingen
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:
a) för att administrera och hantera avtalsrelationen med den Externa Parten, inbegripen betalning, bokföring och redovisning av fakturor;
b) för att kommunicera med den Externa Parten inom ramen för avtalsförhållandet eller den pågående affärsrelationen;
c) för att utveckla och förbättra Bankens processer och digitala tjänster, inklusive redovisning och fakturering, i lösningar som helt eller delvis baseras på artificiell intelligens (AI). Syftet med denna behandling är att effektivisera och kvalitetssäkra våra processer såsom redovisnings- och fakturahantering, bland annat genom att minska graden av manuella fel. Inga automatiska beslut eller åtgärder som har rättslig verkan eller motsvarande betydande betydelse för dig vidtas inom ramen för denna behandling.
d) för att administrera och genomföra digitala möten (t.ex. Microsoft Teams-möten), inklusive att skicka möteskallelser, hantera deltagarlistor och, i förekommande fall, spela in eller transkribera möten;
e) för att utvärdera, förbereda och förhandla potentiella affärsrelationer och avtal med externa parter innan ett avtal har slutits, inklusive att kommunicera med kontaktpersoner hos potentiella avtalsparter och samarbetspartners;
4. Laglig grund
Behandlingen för ändamålen i avsnitt 3 a) och b) sker för att fullgöra Bankens avtal med den Externa Parten respektive för att uppfylla rättsliga förpliktelser (bland annat bokföringslagstiftning). Laglig grund är intresseavvägning enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (GDPR) för att Banken ska kunna fullgöra avtalet gentemot den juridiska person som den registrerade företräder, samt rättslig förpliktelse i den del som hänför sig till bokföring och redovisning i syfte att fullgöra bokföringslagen (1999:1078) och annan bokföringslagstiftning.
Behandlingen för ändamålet i avsnitt 3 c) grundas på en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (GDPR). Banken har bedömt att behandlingen är nödvändig för Bankens berättigade intresse av att kunna bedriva en effektiv och säker digital bankrörelse som minskar graden av manuella fel i våra processer, inbegripet redovisning och fakturahantering, och detta intresse bedöms inte få stå tillbaka för dina intressen eller grundläggande fri- och rättigheter, med beaktande av att de uppgifter som behandlas i huvudsak utgörs av yrkesmässiga kontaktuppgifter och att behandlingen är en naturlig del av den digitala bankrörelse som vi behöver driva på ett säkert sätt.
Behandlingen för ändamålen i avsnitt 3 d) och e) grundas på en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (GDPR). Banken har bedömt att behandlingen är nödvändig för Bankens berättigade intresse av att kunna genomföra digitala möten på ett effektivt sätt respektive att kunna utvärdera och förbereda affärsrelationer med potentiella avtalsparter och samarbetspartners. Bankens intresse bedöms inte få stå tillbaka för dina intressen eller grundläggande fri- och rättigheter, bland annat med beaktande av att de uppgifter som behandlas i huvudsak utgörs av yrkesmässiga kontaktuppgifter och att behandlingen är en naturlig del av den affärskommunikation som du deltar i.
5. Mottagare av personuppgifter
Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av IT-tjänster, mötesplattformar (t.ex. Microsoft) och AI-verktyg som Banken anlitar som personuppgiftsbiträden för de ändamål som beskrivs ovan. Sådana leverantörer får endast behandla personuppgifterna enligt Bankens instruktioner och för Bankens räkning.
6. Överföring till tredjeland
Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES (ett s.k. tredjeland), till exempel i samband med användning av en molnbaserad AI-tjänst, säkerställer Banken att sådan överföring sker med stöd av lämpliga skyddsåtgärder enligt dataskyddsförordningen, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå. Du kan få ytterligare information om detta genom att kontakta oss enligt avsnitt 8.
7. Hur länge vi sparar dina personuppgifter
Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i avsnitt 3 ovan, och därefter så länge vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagen. Uppgifter som används specifikt för utveckling och förbättring av AI-baserade lösningar sparas inte längre än vad som är nödvändigt för detta ändamål. Inspelningar och transkriberingar från digitala möten raderas när de inte längre behövs för mötets ändamål eller för uppföljning av beslut och åtgärder. Personuppgifter som behandlas i samband med utvärdering av en potentiell affärsrelation raderas om inget avtal sluts, såvida det inte finns andra lagliga skäl att bevara uppgifterna.
8. Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:
- begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig;
- begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
- begära radering av dina personuppgifter under vissa förutsättningar;
- begära begränsning av behandlingen under vissa förutsättningar;
- när som helst invända mot behandling som grundas på intresseavvägning (se avsnitt 4), av skäl som hänför sig till din specifika situation; och
- inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor i Sverige.
Om du invänder mot behandlingen enligt föregående stycke kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för ändamålen i avsnitt 3 b), c), d) och e), såvida vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen sker för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
9. Kontaktuppgifter
Om du har frågor om denna policy eller vill utöva någon av dina rättigheter, kontakta oss på legal@ziklo.com eller vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@ziklo.com.
10. Ändringar av denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna policy. Vid väsentliga ändringar, till exempel nya ändamål eller nya mottagare av personuppgifter, kommer vi att informera den Externa Parten så att berörda kontaktpersoner kan få kunskap om ändringen innan den börjar tillämpas.
Denna policy senast uppdaterad av Ziklo Bank: 2026-10-30.